IL CLIENTE
L’azienda ULSS 20 di Verona è un ente pubblico che si occupa di servizi sanitari per la città di Verona e provincia. I principi nell’erogazione del servizio ai quali l’azienda si ispira sono quelli di eguaglianza, imparzialità, continuità, diritto di scelta, efficienza ed efficacia. Copre 36 comuni distribuiti in 4 Distretti Socio Sanitari e conta oltre 470.000 assistiti.
L’ESIGENZA
ULSS 20 era in cerca di una soluzione per l’archiviazione e la gestione dei documenti necessari a partecipare ad una gara d’appalto e di un processo di gestione, a gara assegnata, di attività, ruoli e documenti per il proseguo ed il completamento della gara stessa secondo determinate scadenze temporali. Voleva inoltre ottimizzare l’esecuzione delle attività degli uffici coinvolti in conformità alle normative di legge e monitorare l’andamento e lo stato delle lavorazioni in corso ed in archivio, eventuali colli di bottiglia, eventuali condizioni anomale.
LA SOLUZIONE
RTC dispone di un’innovativa soluzione in grado di supportare dirigenti e funzionari di aziende pubbliche nella preparazione e gestione di tutte le fasi di un processo di gara, nell’aggiudicazione dei relativi contratti e nel controllo della corretta esecuzione degli stessi. Lo strumento è basato sull’utilizzo della piattaforma software di gestione documentale e di workflow ARXivar e su di un elaborato progetto di Business Process Management in grado di mappare tutte le attività, i ruoli e le scadenze coinvolte nel processo. Disporre di un’adeguata strumentazione idonea a rendere più efficiente questo processo è diventata una condizione irrinunciabile rispetto alle tempistiche e alle molteplici disposizioni di legge alle quali in poco tempo le PA dovranno adattarsi.
BENEFICI TRASVERSALI
- Miglioramento sicurezza: i documenti dematerializzati e archiviati non si possono smarrire
- Governo dei processi e dei controlli
- Efficientamento della collaborazione tra attori interni
- Risparmio di tempo nella produzione e nella ricerca di documenti e delle informazioni in essi contenuti.
- Costante monitoraggio sulla durata delle attività, sul carico di lavoro sulle persone, nell’individuazione di eventuali colli di bottiglia
BENEFICI SPECIFICI
- Efficientamento del processo Gare coinvolgendo utenti e ruoli nei momenti prestabiliti, supportandoli con la corretta documentazione
- Mappatura dell’intero processo conforme alle normative di legge.
- Controllo sulla corretta esecuzione dei contratti aggiudicati.
- Monitoraggio sulla situazione delle pratiche in lavorazione, sulla durata delle attività e individuazione dei colli di bottiglia.
- Gestione delle garanzie prestate dai fornitori
